A utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é uma realidade em empresas de pequeno, médio e grande porte. A implantação da ferramenta, em substituição à nota fiscal impressa, contribuiu para a padronização das informações, fiscalização, redução de custos e facilidade no cruzamento de dados fiscais. No entanto, é possível ir além. Recentemente, o Conscad – serviço disponibilizado por algumas Secretarias Estaduais para consulta de dados cadastrais – pôde ser integrado ao processo de emissão de NF-e. A novidade já é oferecida por fornecedores de soluções de TI que atuam em sistemas de gestão de documentos eletrônicos.

Com a integração, as empresas podem realizar consultas, por meio do CNPJ de seus clientes, de maneira fácil e transparente. Na maioria dos casos, a pesquisa é feita pelo sistema de gestão da NF-e. A principal vantagem deste processo é a possibilidade de corrigir e manter coerentes os dados cadastrais de clientes e fornecedores, evitando retrabalho operacional e problemas na emissão dos documentos eletrônicos. Como as Secretarias de Fazenda estão validando as informações cadastrais, tanto do emitente quanto do destinatário, a manutenção cadastral é uma atividade que se faz necessária.
O Conscad é um serviço similar ao disponibilizado para recepção de documentos eletrônicos (NF-e e CT-e) e atualmente é oferecido pelas Secretarias da Fazenda da Bahia, Ceará, Goiás, Mato Grosso, Minas Gerais, Pernambuco, Rio Grande do Sul e São Paulo. O órgão público recepciona um arquivo XML, que contém o CNPJ do contribuinte, e retorna os dados cadastrais via WebService, bastante semelhante ao Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).

Para que a consulta às informações fiscais sejam efetuadas da melhor forma, é papel dos fornecedores de software para emissão de NF-e garantir algumas funcionalidades. Entre elas, a integração entre a Sefaz e os sistemas de gestão através de arquivo de texto, arquivo XML, banco de dados e WebService. As mensagens enviadas ao Conscad devem ser assinadas pelo certificado do contribuinte. A montagem do XML da mensagem no formato correto e a assinatura digital são efetuadas pela empresa prestadora do serviço.

* Maicon Klug, sócio da G2KA Sistemas.