A implantação do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) e daNF-e (Nota Fiscal Eletrônica) certamente causou enorme impacto na economia nacional. Porém, milhares de empresas obrigadas a emitir o novo modelo de nota fiscal ainda continuam ausentes do sistema e, com isso, atuando ilegalmente.

Segundo o representante das empresas do Comitê Gestor de Documentos Fiscais Eletrônicos, Paulo Roberto Silva, muitos empresários desconhecem vários aspectos delicados dessa questão. Ele afirma que o projeto da Nota Fiscal Eletrônica traz enormes transformações para as micro e pequenas empresas, que terão de aderir a padrões de gestão e tecnologia tão eficientes quanto os das grandes corporações.

Como tratar a NF-e com a segurança necessária, para que não haja vazamento de informações e dificuldades futuras com auditorias e fiscalizações?

Os documentos eletrônicos que forem emitidos devem ser guardados em bancos de dados que possuam controle de acesso e segurança adequados e possam gerar consultas, no momento da fiscalização. As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser guardadas, no mínimo, pelo prazo de 5 anos, considerando também prazos de processos, como ações em andamento, por exemplo, e outras hipóteses que podem exigir prazos maiores da guarda de dados. Há também uma tendência de redução da presença física dos fiscais nas empresas, uma vez que as NF-e já se encontram à disposição do Fisco em suas próprias bases de dados, antes mesmo da circulação das mercadorias.

Muitas empresas têm verdadeira aversão a manter seus documentos fiscais fora de seus sistemas internos, porém, enviam e recebem diariamente milhares de Notas Fiscais Eletrônicas via e-mail, sem proteção alguma. O que está sendo feito para reverter essa situação?

Este processo de recebimento e envio de notas fiscais por e-mail não é novo e nem foi criado com a Nota Fiscal Eletrônica. Há muito tempo, as empresas já utilizam serviços de EDI (Electronic Data Interchange) para enviar e receber dados e informações, como notas fiscais, pedidos de compras, ordens de vendas, entre outros. Existem métodos seguros de envio. Criptografia e compressão de dados são bons exemplos.

Como está a adequação das empresas brasileiras à Nota Fiscal Eletrônica?

Os setores de maior capacidade contributiva, que correspondem aos principais contribuintes e às empresas que fazem operações interestaduais, já estão emitindo a Nota Fiscal Eletrônica nacional. Em um balanço realizado no dia 22 de março de 2011, existiam 548.643 contribuintes emissores de NF-e em todo o território brasileiro. 

O uso de programas piratas torna as empresas e demais usuários vulneráveis a essa nova tecnologia?

O uso de programas piratas pode sujeitar a empresa a problemas técnicos, assim como também a eventuais possibilidades de erros em regras fiscais, expondo o contribuinte correspondente à ação fiscal cabível.

Quais são as principais dificuldades das empresas para se adaptarem à NF-e?

Algumas empresas têm dificuldades em mudar o modelo de trabalho. A NF-e exige a operação por processo. Isso quer dizer que a ferramenta estabelece que a operação seja feita de forma integrada e não mais de maneira departamental. Além disso, há muita dificuldade de acesso à certificação digital em determinadas regiões do País. Isso sem contar que em algumas regiões, a questão da Nota Fiscal Eletrônica é assunto desconhecido.