A segunda geração da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) sugere que as empresas que precisam fazer a emissão do novo modelo, reorganize além dos setores de TI, mas outros departamentos, como fiscal comercial, cobrança e logística.

Setor Fiscal

 As informações prestadas pela NF-e, declarações complementares e Escrita Fiscal Digital devem ser precisas e consistentes. O fisco tem mecanismos para cruzar eletronicamente todas as operações de entradas e vendas da empresa. É possível validar todas as transações e o efetivo cumprimento das obrigações previstas na extensa legislação nacional, além de cada unidade federada. O técnico considera que a automação da recepção e a escrituração das NF-e recebidas são ainda mais benéficas para a redução de custos e melhora da qualidade das informações prestadas ao fisco.

Setor Comercial

É fundamental o perfeito saneamento do cadastro de clientes e fornecedores. Aquisições de mercadorias sem a validação da autenticidade do arquivo XML da NF-e, via webservice ou pelo programa visualizador/validador gratuito do governo, pode causar sérios problemas, uma vez que a empresa pode receber produtos acompanhados de NF-e não autorizadas. Atenção especial também deve ser dada às NF-e de fornecedores, emitidas em contingência sem o posterior envio do arquivo XML para o fisco no prazo de até 30 dias, após a data de processamento do documento. Depois desse prazo, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), mesmo emitido em Formulário de Segurança, torna-se inválido se estiver associado a uma NF-e constante na base de dados do fisco, conforme previsto na legislação.

Setor Logística

A inclusão dos campos "número do pedido" e "número do item do pedido" na versão 2.0 do arquivo XML da NF-e permitirá às empresas muitos ganhos nos seus processos de recebimento de mercadorias e logística. As companhias devem procurar, o quanto antes, seus fornecedores e clientes para discutir o alinhamento do processo já existente ou iniciar a discussão de um modelo de integração B2B.

Setor Cobrança

Os usuários da NF-e têm à disposição um webservice para validação online da situação cadastral dos seus clientes na Sefaz (habilitação da Inscrição Estadual). O serviço que funciona interligado ao uso do número da duplicata no arquivo XML da NF-e permitirá uma melhor integração da área de cobrança da empresas com instituições financeiras, abrindo novas oportunidades de relacionamentos e negócios.