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A gestão das Notas eletrônicas de Entrada é algo tão importante quanto a gestão das Notas eletrônicas de Saída.
No processo de emissão as empresas precisam garantir a correta geração do arquivo e autorização da NF-e pela SEFAZ para, posteriormente, poder encaminhar o XML aos clientes por e-mail. Mas como proceder com o processo de recepção das Notas enviadas pelos fornecedores?
É muito importante garantir que esteja tudo certo com o processo de emissão da NF-e. Entretanto, há também que se fazer o processo inverso, colocando-se no lugar de cliente. Assim como a empresa está enviando as Notas eletrônicas para os clientes, outras empresas (fornecedores) estão fazendo o mesmo processo. E assim como é obrigatório armazenar todas as notas enviadas, também é necessário recepcionar e armazenar as Notas eletrônicas recebidas.
PORQUE É IMPORTANTE RECEPCIONAR A NF-E DE ENTRADA?
As informações de entrada são totalmente relevantes para o controle de estoque, financeiro, contábil, produção e demais setores da empresa. Ao receber os arquivos dos fornecedores, é necessário atualizar o sistema interno de gestão com as informações de cada NF-e recebida. Também é uma exigência fiscal recepcionar, armazenar e garantir a validade de todas as Notas eletrônicas recebidas. A empresa precisa saber se a NF-e que está recebendo está realmente validada junto a SEFAZ. Se estiver, é preciso armazenar ela durante o período fiscal.
COMO ERA FEITA A ENTRADA DAS INFORMAÇÕES PARA DENTRO DO ERP?
Antes da NF-e, esse processo era feito manualmente, sendo necessário digitar as informações das Notas para alimentar o sistema de gestão (ERP) com os dados das mercadorias vindas dos fornecedores. Sendo um processo manual, demandava tempo e atenção das pessoas responsáveis por tal atividade. Era um processo muito frágil, pois qualquer descuido, falta de concentração ou erro de digitação poderia gerar informações erradas no estoque, financeiro, contábil, etc...
COMO É FEITA A ENTRADA DA NF-E HOJE?
Por incrível que pareça, muitas empresas ainda efetuam o mesmo processo manual. A escrituração é feita através do DANFE, deixando o processo ainda suscetível a erros, assim como era antes da NF-e. O arquivo eletrônico é utilizado apenas para garantir a guarda fiscal e a entrada das informações para o sistema de gestão continua via digitação. Até mesmo a validação do arquivo é feita de forma manual: entrando no Portal da NF-e (ou site da SEFAZ) e consultando a chave de acesso, DANFE a DANFE.
DE QUE FORMA É POSSÍVEL FAZER A AUTOMATIZAÇÃO DA NF-E DE ENTRADA?
É necessário possuir um sistema/software/recurso específico para essa finalidade. Há no mercado soluções que efetuam a recepção e validação dos arquivos XML das Notas eletrônicas. Essas soluções recebem o e-mail com o arquivo anexo, fazem o armazenamento seguro e consultam a chave da NF-e verificando se ela foi autorizada. Com eles, os usuários conseguem acompanhar o status das operações, sem a necessidade de fazê-las manualmente. Também é possível importar as informações do arquivo XML para dentro do sistema de gestão sem a necessidade de digitar manualmente os dados dos DANFEs. Este recurso economiza tempo das pessoas envolvidas, reduz erros de digitação e simplifica o processo.
ESSAS SOLUÇÕES ESTÃO DISPONÍVEIS A TODOS? OU SOMENTE PARA EMPRESAS QUE JÁ EMITEM NF-E?
Depende da solução. A maioria das soluções trata apenas a emissão da NF-e. Há outras que tratam a emissão e a recepção. São poucas aquelas que permitem emitir, receber e ainda transferir as informações das Notas de entrada para o sistema de gestão interno. É possível encontrar no mercado soluções bem distintas e com diferentes recursos. Grande parte das empresas já emite NF-e, então ela precisa emitir e receber. Para aquelas que não emitem, é possível contratar uma solução que faça apenas a parte de recepção. Esse sistema irá receber os arquivos dos fornecedores, validar eles na SEFAZ e ainda permitir a integração com o sistema ERP.
COMO FUNCIONA O CONTROLE DA RECEPÇÃO DAS NOTAS? ONDE ELAS SÃO ARQUIVADAS?
Geralmente essas soluções procedem da seguinte maneira:
Normalmente, o arquivamento é feito em um banco de dados, com uma estrutura própria do sistema emissor/receptor de NF-e. Já o local, fica a critério da empresa decidir se esse banco estará instalado na própria empresa ou em um ambiente externo, como um Datacenter, por exemplo.
COMO FUNCIONA A INTEGRAÇÃO COM O SISTEMA DE GESTÃO?
Os dois sistemas precisam estar em sincronia. A transferência dos dados de um sistema para outro depende de uma integração muito consistente. O sistema de recepção de NF-e faz a recepção, validação, armazenamento e disponibilização das informações. Já o ERP precisa estar preparado para receber as informações disponibilizadas pelo gestor de NF-e.
Como a solução de NF-e não conhece a estrutura do sistema ERP, este precisa disponibilizar alguns recursos para que aconteça a comunicação. O sistema de gestão precisa fornecer um recurso/rotina/funcionalidade que permita o gestor de NF-e repassar as informações extraídas dos arquivos XML.
Desta forma, estando os dois se comunicando, o processo que inicia na recepção do arquivo XML pelo gestor de NF-e, e vai até a entrada dos dados no sistema de gestão, é feita de forma automática, sem intervenção humana.
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Sobre o autor Maicon Klug: é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos (Nota Fiscal eletrônica, Nota Fiscal de Serviços eletrônica e Conhecimento de Transporte eletrônico).
Fonte: G2KA Sistemas
