A nova modalidade de armazenamento de notas fiscais, a chamadaNota Fiscal eletrônica (NF-e), trouxe comodidade a empresas e consumidores, mas podem se tornar um transtorno caso o armazenamento, inclusive das cópias, não seja feita de maneira correta. No País, mais de 620 mil empresas já aderiram ao modelo digital, o que corresponde a 98% de todo o volume de notas fiscais emitidas.

No entanto, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ainda deve passar por avanços tecnológicos, mas as empresas ainda estão despreparadas para os desafios. Um dos principais problemas que as empresas enfrentam é a quantidade de arquivos eletrônicos gerados com a substituição do papel.Até o mês de maio, o País já tinha contabilizado 2,6 bilhões de notas eletrônicas emitidas, mas o número representa somente uma parte dos arquivos digitais gerados.

O volume de arquivos pode ser cinco vezes maior do que o contabilizado, já que as notas ainda têm documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar (DANFE) usado para o transporte. Para armazenar os dados é necessário haver um servidor que guarde as informações.

As empresas, que não estão familiarizadas com o armazenamento correto das NF-e, podem incorrer em irregularidades. Um dos erros mais comuns é se considerarem quites com as novas exigências do governo, a partir da simples autorização de emissão da NF-e pela Secretaria de Receita Fazendária, mas existem outros trâmites obrigatórios que precisam ser cumpridos para garantir a validade da nota fiscal, como o envio do arquivo XML para o comprador e respectiva Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) acompanhando o transporte da mercadoria.