Nos casos de falta do arquivo XML da NF-e, as consequências podem ser mais sérias do que a simples aplicação de multa, veja algumas considerações.

Antes de qualquer análise é importante reforçar o seguinte conceito:

 O XML é a própria Nota Fiscal eletrônica, e o fisco determina que a responsabilidade de guardar a NF-e cabe ao contribuinte. Assim, sem o arquivo XML válido (assinado e autorizado pelo Fisco) não há NF-e.

As consequências disso podem ser diversas e não se pode determinar um único valor de multa, pois as penalidades variam para cada caso e de acordo com o entendimento do fiscal.

Inclusive, depende do órgão que efetuou a autuação, que pode ser feita por exemplo pela Receita Federal ou Secretaria da Fazenda de cada Estado, e cada Estado possui legislações diferentes e consequentemente diferentes penalidades, com foco em tributos diferentes.

Por exemplo, o fiscal pode desconsiderar (Glosar) os créditos de ICMS, IPI, Pis e Cofins tomados se você não possuir a NF-e (XML) que comprove a operação. Pode ainda desconsiderar estes registros como Despesas lançadas na apuração do IR e CSLL. A consequência poderia ser o recolhimento destes tributos com multa e juros.

Essas consequências, dependendo do caso, podem não se restringir somente a penalidade financeira, mas pode ocasionar prisão dos responsáveis.

Conforme a Lei nº 8.137 de 27.12.1990, o que caracteriza o Crime Contra a Ordem Tributária:

• I - omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
• II - fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
• III - falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
• IV - elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
• V - negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

OBS: A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 dias pode caracterizar este item.

Consequência do Crime Contra a Ordem Tributária:

Pena - reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Os exemplos citados não encerram as possíveis consequências, pois, estas podem ser mais amplas. Assim, a falta de documentos fiscais como o XML válido da NFe, que comprovem as operações registradas nos livros fiscais e na contabilidade, podem trazer consequências sérias, dependendo de cada caso e da interpretação da fiscalização. 

Por isso todo cuidado é pouco na guarda dos documentos fiscais, que hoje também são eletrônicos!