A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) surgiu em 2005 para  descomplicar a relação entre Fisco e contribuintes. Com as mudanças tecnológicas, essa   simplificação torna-se difícil de alcançar, pois gera dúvidas tanto  para  quem envia, quanto para quem recebe. Com o Protocolo 42, que  obriga  diversos setores a aderirem ao certificado digital, ficou ainda  mais  importante entender a NF-e o melhor possível.

Confira as dicas que Priscila Lima, especialista em  Projeto Sped da Apress Consultoria Contábil criou sobre o tema:

1. Danfe não é NFe - O Documento Auxiliar de Nota Fiscal (Danfe) não é a Nota Fiscal eletrônica, e sim a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções: acompanhar a mercadoria em trânsito,   fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente,   destinatário, valores etc.); conter a Chave de Acesso, composta por 44   números, para consulta das informações da NF-e; auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal eletrônica.

2. XML - A Nota Fiscal eletrônica é o arquivo popularmente   chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável   pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos. Por isto pesquise e adote   sistemas eficientes e confiáveis de backup.

3. Assinatura Digital - Além de armazenar o XML por 5 anos, o   contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois,   pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela  assinatura digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital,   que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos, é   válida. Se não for, mesmo que a NFe esteja autorizada, o contribuinte   estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências.   já que é o responsável pela guarda do documento.

4. Segurança - Fique atento à segurança de seu Certificado   Digital. Existem dois tipos válidos para assinar a NF-e: o e-CNPJ, que   além de assinar a NFe dá acesso a diversos serviços na Receita Federal e   o e-NFe, que só permite assinar a nota fiscal.

5. Dispensa de emissão – No caso da legislação de São Paulo,   de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o   contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, na venda   fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria   sejam expedidas NF-e. As vendas efetuadas fora do estabelecimento podem   ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1 A. Neste caso, o  contribuinte  deverá preencher o campo Informações Complementares com a  descrição  "Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 - artigo 7º -  Hipótese" e demais informações, dependendo da hipótese de  dispensa.

6. Informe à Sefaz - Toda e qualquer movimentação que envolva NF-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do   contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o   arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização   deste órgão, o documento não tem validade.

7. Negativo - Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz,  independente do erro apontado pelo órgão, ela não fica armazenada no   banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve   corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize.   Importante: Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida,   esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser   inutilizada por quebra de sequência.

8. De olho nas datas - Atualmente, o prazo para cancelamento da NFe é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de   janeiro de 2011 ficará reduzido para 24 horas. No caso do Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo   regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de   autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o   contribuinte está suscetível a multa, de acordo com o Regulamento do   ICMS (RICMS).

9. Cuidado com o "autocompletar" - A Nota Fiscal eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos   softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída   na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o   documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data   preenchida corresponde àquela em que produto transitou. Logo, o   contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento,   como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.

10. Não é obrigatório - O preenchimento do campo "data de saída/entrada" não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas é importante que,   quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita  no Danfe.

11. É obrigatório - Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da NFe. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de   Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços),   que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as   notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.

12. Não se engane com slogans de soluções completas - Muitos   softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas e peça ajuda ao seu contador antes de contratar um software emissor.

13. Problemas ou falta de conectividade - Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional),   Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de   Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco.